Software- Verwaltung & -Verteilung

Inventarisierung, Lizenzmangement und Software-Administration

Ein wichtiger Vorteil von modernem Client Management besteht darin, alle Computer in einem Unternehmensnetzwerk zentral zu verwalten und administrative Funktionen konzentriert von einem Platz aus vorzunehmen.
Lesen Sie hier, wie Sie mit den Bausteinen Inventarisierung, Lizenzmanagement und Software-Administration die Betriebssysteme und Anwendungen auf Ihren Rechnern aktuell halten. Und wie Sie mit dieser Automatisierung Kosten sparen und an Sicherheit und Effizienz gewinnen.

Kapitel

Was ist die Grundlage für Software-Verwaltung & -Verteilung

Was ist die Grundlage für Software-Verwaltung & -Verteilung

Zu Kapitel 1

Wie funktioniert Inventarisierung?

Wie funktioniert Inventarisierung?

Zu Kapitel 2

Warum sind Inventardaten für die Automatisierung so wichtig?

Warum sind Inventardaten für die Automatisierung so wichtig?

Zu Kapitel 3

Was ist Lizenzmanagement?

Was ist Lizenzmanagement?

Zu Kapitel 4

Was ist Betriebssystem- & Software-Verteilung?

Was ist Betriebssystem- & Software-Verteilung?

Zu Kapitel 5

Vorteile der zentralen Administration

Vorteile der zentralen Administration

Zu Kapitel 6

Kapitel 1

Was ist die Grundlage für Software-Verwaltung & -Verteilung

Ein wichtiger Vorteil von modernem Client Management besteht darin, alle Computer in einem Unternehmensnetzwerk zentral zu verwalten und administrative Funktionen konzentriert von einem Platz aus vorzunehmen: Software wird aktuell gehalten und Clients werden standardisiert.
Lückenlose Inventarisierung – also die komplette Erfassung aller Hardware-Daten und die ständige Ermittlung aller installierten Software-Produkte – bietet eine solide Grundlage für wichtige Unternehmensentscheidungen. Professionelles Lizenzmanagement sorgt dafür, dass weder zu viele noch zu wenige Lizenzen für die genutzte Software vorhanden sind.

Inventarisierung und Lizenzmanagement wiederum sind unverzichtbar für flächige Software-Verteilung: vollautomatische Erstinstallation, Konfiguration und Wartung aller Rechner im Unternehmen. Und außerdem wichtige Voraussetzung für Betriebssystem-Verteilung: höhere Netzwerk-Sicherheit, mehr Verlässlichkeit, Transparenz und Effizienz, Kostenreduktion durch Standardisierung und Automatisierung.

ACMP Lizenzmanagement
Darstellung der wichtigsten Informationen zum Lizenzmanagement im ACMP-Lizenz-Dashboard

Kapitel 2

Wie funktioniert Inventarisierung?

Software-Lösungen für die IT-Inventarisierung übernehmen die Verwaltung bereitgestellter technischer Betriebsmittel, IT-Komponenten und Software-Versionen und regulieren den Computereinsatz im Unternehmen. Verwaltet werden etwa IT-Assets, Lizenzen, Konfigurationen, Software und Netzwerk-Komponenten.
Hardware- und Software-Inventarisierung sind voneinander abhängig, denn jede Software stellt unterschiedliche Anforderungen an die Hardware und ist ohne diese Voraussetzungen gar nicht oder nur eingeschränkt nutzbar.
Bei der Hardware-Inventarisierung werden die Komponenten und angeschlossenen Geräte eines PCs – wie zum Beispiel Prozessor, Hauptspeicher und Festplatte – erfasst und mit wichtigen Kenndaten in eine Datenbank geschrieben. Technisch basiert die Inventarisierung häufig auf WMI (Windows Management Instrumentation). Diese Daten werden durch einen Inventarisierungs-Client in zyklischen Abständen gesammelt und zum Server übermittelt.

Bei der Software-Inventarisierung werden die auf dem jeweiligen Computer installierten Programme erfasst und in eine Datenbank eingetragen. Software-Verteilung und Lizenzmanagement sind mit der Software-Inventarisierung verknüpft und setzen diese für die Automatisierungsprozeduren voraus.
Aufgrund der üblichen Vernetzung ist die Datenerfassung bei der Inventarisierung meist per Fernzugriff möglich. Sie kann dabei auch auf Werkzeuge der IT-Systemadministration und Netzwerkverwaltung wie SNMP zurückgreifen. Es ist daher in der Regel nicht notwendig, dass sich das verantwortliche Personal einen physischen Zugang zu den einzelnen Geräten verschafft. Der Datenbestand kann durch die automatische Erfassung außerdem fortlaufend aktualisiert werden.

Was müssen Lösungen für Inventarisierung bieten?

Das bieten und vermitteln heutige, leistungsfähige Inventarisierungslösungen:  

  • Technisch fokussierte Informationen – etwa Speicherausbau, Festplatten-Dimensionierung, Service-Tag, Seriennummer, Software-Versionen.
  • Frei definierbare Felder zur Aufnahme von Zusatzinformationen – z.B. Benutzername, Telefon- und Raumnummer, Gebäudebezeichnung, Rechnungs- und Garantiedaten.
Beispiel einer Client Management-Plattform: Alle Hard- und Software-Daten der Netzwerk-Clients werden auf einem zentralen Server gespeichert

Was eine empfehlenswerte Inventarisierungs-Software obendrein aufweisen muss:

  • Grafisch aufbereitete Darstellung des jeweiligen Assets mittels integriertem Report Builder.

Damit kann man rasch eine aktuelle Bestandsaufnahme etwa für die IT-Verantwortlichen oder Business-Entscheider zusammenstellen – ob als Datei oder Ausdruck.
Eine weitere wichtige Anforderung: Die Benutzerverwaltung muss fein genug sein, dass sie in der Lage ist, die Umsetzung einer Dienstvereinbarung zwischen Unternehmensleitung und der Mitarbeitervertretung ohne Probleme zu bewerkstelligen. Welcher Mitarbeiter zu welchem Zweck welche Daten einsehen und wozu nutzen darf, muss schnell und unkompliziert definierbar sein. Auch wenn sich im Rahmen der Inventarisierung möglicherweise Privatdaten finden, die dort eigentlich gar nicht sein dürften.

Kapitel 3

Warum sind Inventardaten für die Automatisierung so wichtig?

Aktuelle Angaben über das Inventar an PCs, Servern, Notebooks, SmartPhones, Tablet-Computern und Peripheriegeräten sind die wichtigste Grundlage für ein effektives Client Management.

Eines ist klar: Eine automatisierte Software-Verteilung kann nur dann fehlerfrei und zeitsparend funktionieren, wenn aus den Inventardaten ersichtlich ist, dass sich das Software-Paket auf der Zielmaschine auch wirklich einsetzen lässt. Die Übersicht über vorhandene Hard- und Software und deren Konfiguration schafft Klarheit – sie ist ein wichtiger Beitrag zur unternehmensweiten IT-Sicherheit.

Die Zeiten, in denen IT-Mitarbeiter die Ausstattung von Hand auflisten mussten, sind glücklicherweise längst vorbei. So läuft eine moderne Inventarisierung ab: Regelmäßig und ohne das Zutun der IT übermitteln die Client-Systeme ihre Hard- und Software-Übersichten an die zentrale Datenbank. Änderungen der Ausstattung erfasst die Software automatisch und liefert so das Rüstzeug für das Lizenzmanagement, die Software-Verteilung und den Helpdesk. Das alles bringt eine erhebliche Ersparnis an Aufwand, Zeit und Kosten.

Wie kann der Automatisierungsgrad erhöht werden?

Dank einer gezielten Verknüpfung von Software-Verteilung, Inventarisierung und Lizenzmanagement erhöht sich der mögliche Automatisierungsgrad einmal mehr. Konsequent genutzte Automatisierung ist und bleibt der Schlüssel für nachhaltige Einsparungen und Effizienzsteigerungen in der IT.
Moderne Client Management-Integrationslösungen unterstützen den IT-Administrator bei der Einführung und Umsetzung des Lizenzmanagements über drei Stufen:

  • Erfassung der installierten Software
  • Erfassung der vorhandenen Lizenzen
  • Compliance Check

Weitergehende Überlegungen, wie aus den Ergebnissen wirtschaftlicher und funktioneller Nutzen für das Unternehmen gezogen werden kann und welche organisatorischen und technischen Schritte dafür nötig werden, lassen sich erst anstellen, nachdem diese drei Schritte vollzogen sind.

Lizenzmanagement ist keine einmalige Maßnahme: Es ist vielmehr ein kontinuierlicher Prozess, der mithilfe der Automatisierung kostensparend umgesetzt wird.

Kapitel 4

Was ist Lizenzmanagement?

Ganz generell hat das Lizenzmanagement die Funktion, die im Unternehmen eingesetzten Software Assets und deren Lizenzen effizient, kostenoptimiert und rechtssicher zu verwalten. Das Lizenzmanagement muss absolut authentisch, zuverlässig und transparent sein: Denn nur so lässt sich unternehmensweite Compliance – also die strikte Einhaltung von Verträgen und geltendem Recht – gewährleisten.
Dabei gilt logischerweise: Je mehr Apps und Software Tools im Unternehmen zum Einsatz kommen, desto aufwändiger und unübersichtlicher ist deren Verwaltung, gerade auch mit Blick auf die zugehörigen Lizenzen. Diese wiederum sind insbesondere im B2B-Bereich oftmals sehr detailreich und verschachtelt konzipiert – das bedingt häufig zusätzlichen Zeitaufwand und juristischen Sachverstand. Und macht letztlich ein professionelles Lizenzmanagement-System erforderlich. In vielen Unternehmen schlummern versteckte Kosten in Form von Überlizenzierung – sie tritt auf, wenn die IT mehr Lizenzen anschafft, als tatsächlich in der Praxis zum Einsatz kommen. Je nach Umfang und Lizenzkosten kann dieser unnötige Überhang einen erheblichen Teil des gesamten IT-Budgets ausmachen.
Überlizenzierung hat verschiedene Ursachen:

 

  • Hohe Fluktuation von Benutzern mit unterschiedlichen Software-Bedürfnissen
  • Nur bruchstückhaft geführte Software-Inventarisierung
  • Sorge vor den rechtlichen Folgen, falls zu wenige Lizenzen angeschafft wurden.

Wie lässt sich "Ist" und "Soll" - Transparenz erreichen?

Modernes Lizenzmanagement setzt auf der existierenden Software-Umgebung auf und macht die Ist- und Soll-Situation deutlich. Dieser Vorgang muss für den Geschäftsbetrieb vollkommen transparent sein – es darf zu keinerlei Unterbrechungen oder Störungen kommen. Natürlich müssen IT-Verantwortliche und IT-Administratoren das Lizenzmanagement mit verhältnismäßig geringem Aufwand umsetzen können. Ansonsten würden die Einsparpotenziale sofort wieder verlorengehen.

Das sind die konkreten Erfahrungen aus der Praxis: In vielen Unternehmen wird rund ein Drittel der einst erworbenen Software-Lizenzen nicht mehr genutzt – und diese brach liegenden Lizenzen werden aller Wahrscheinlichkeit nach nie wieder zum Einsatz kommen. Durch ein effektives Lizenzmanagement können Jahr für Jahr erhebliche Investitions- und Pflegekosten eingespart werden, bis zu 30 Prozent sind realistisch.
Ein weiterer großer Einsparungsschritt: die gezielte Wiederverwendung von bereits angeschaffter Software. Anstatt eines Neuerwerbs wird die vorhandene Lizenz auf einen anderen Arbeitsplatz übertragen. Wer seine Lizenzzahlen exakt analysiert, kann zudem mit dem Hersteller ein möglicherweise kostengünstigeres Lizenzierungsmodell aushandeln.

Welchen weiteren Nutzen bietet Lizenzmanagement?

Ist erst einmal bekannt, welche Software Assets vorhanden sind, beginnt die IT, weiteres Potenzial auszuschöpfen. Dies umfasst die Möglichkeit:

  • Software zu standardisieren
  • die Zahl der eingesetzten Produkte gezielt zu reduzieren
  • Update-Varianten anstelle deutlich teurerer Vollversionen zu erwerben
  • Installationen von der Menge der verfügbaren Lizenzen abhängig zu machen
  • Produkte bei Abteilungswechseln automatisch zu de-installieren.

Die unterschiedlichen Lizenzregularien, beispielsweise Volumenlizenzen, Standort-/Campus-Lizenzen oder Unternehmenslizenzen, berücksichtigt modernes Lizenzmanagement ebenso wie die verschiedenen Lizenzklassen und die Lizenzmetrik von der Vollversion, über das Upgrade bis hin zur klassischen Client Access License (CAL).

Kapitel 5

Was ist Betriebssystem- & Software-Verteilung?

Die Betriebssystem- & Software-Verteilung deckt den gesamten Prozess der Installation von Software auf einem Computer ab, und zwar wie gesagt sowohl betreffend Operating System (OS) als auch bezüglich Anwendungen. Dabei ist die Verteilung von Software ein kritischer Vorgang: In ihr sind Aktionen wie Betriebssystem-Korrekturen sowie die Installation sicherheitsrelevanter Apps – wie Virenscanner, Browser und E-Mail-Programme – beinhaltet.
Heute ist es möglich, die Verteilung von Software komplett zu automatisieren. Was dafür notwendig ist: eine exakte Inventarisierung der involvierten Hardware und Software, außerdem eine passende Paketierung der Software. Die Vorteile der Automatisierung: Reduktion der für die Verteilung nötigen (Personal-) Ressourcen, Verringerung der Fehleranfälligkeit, verbesserte Übersicht der aktuellen Lizenzsituation.

Die Ziele beim Einsatz einer automatisierten Software-Verteilung sind vor allem:

  • reduzierter Administrationsaufwand
  • einheitliche Installationen
  • schnelle Updates der Systeme
  • rasche System-Wiederherstellung
  • Installationsmöglichkeit außerhalb der Arbeitszeit
  • zentrale Betreuung dezentraler Infrastrukturen
  • Kosteneinsparung

Wie funktioniert Software-Verteilung?

Das läuft bei einer Software-Verteilung ab: Auf einem zentralen Server – manchmal auch auf mehreren – residiert ein sogenanntes Software-Depot. Dieses beinhaltet die zu installierende Software und die Installationsroutinen: häufig Skripte, die Details der Installation und Erstkonfiguration steuern.

Die Software ist vor Ort gespeichert und kann zentral administriert werden. Von dort aus werden bestimmte Rechner oder Gruppen von Rechnern im Push- oder Pull-Verfahren mit der Software versorgt. Die Rechner werden über eine zentrale Konsole angesteuert; diese informiert den IT-Administrator über Anzahl, Konfiguration und Software-Bestand der Rechner.

Push-Verfahren: Der IT-Administrator legt fest, wann welches Paket auf dem Zielrechner installiert werden soll. Die Installation wird dann unabhängig vom aktuellen Status des Rechners durchgeführt – etwa wenn der Nutzer gerade arbeitet.

Pull-Verfahren: Der Client signalisiert, dass er das bereitstehende Software-Paket jetzt benötigt, zum Beispiel initiiert durch eine Anforderung des Anwenders. Gegebenenfalls ist eine Kombinationen aus beiden Verfahren notwendig – etwa dann, wenn ein Teil der Geräte nicht ständig erreichbar ist oder Benutzer wechselnde Stationen oder Standorte nutzen.
Für die Installation von Betriebssystemen stehen Lösungen für die automatisierte Software-Verteilung zur Verfügung, die eine Ersteinrichtung oder Neuinstallation auf „nackter“ Hardware ohne Personaleingriff vor Ort ermöglichen.

Was passiert im Umfeld der Software-Verteilung?

In den meisten Mittelstandsunternehmen gehen die Ansprüche an eine tragfähige Betriebssystem- & Software-Verteilung deutlich über das hinaus, was die Standard-Features eines üblichen Operating Systems (OS) ermöglichen. Es sind dazu spezielle Software Tools vonnöten, die häufig integrativer Teil von umfassenden Client Management-Plattformen sind. Diese komplexen CM-Software Suites kümmern sich meist auch um Inventarisierung sowie das Lizenz- und Patch Management.

Generell sollten IT-Verantwortliche bei der Auswahl einer Lösung für die Betriebssystem- & Software-Verteilung auf folgende Kriterien achten:

  • unterstützte Netzwerk-Protokolle, Erreichbarkeit der Stationen
  • Anzahl der Systeme im Unternehmen
  • Anzahl der Roaming User
  • Verwaltung der Lizenzen
  • Verknüpfung von Inventarisierung, Konfigurationsmanagement und Software-Verteilung
  • Unternehmens-Interna: Paketdefinition, Rechtekonzepte und deren Folgen und weiteres
  • Alerting und Logging
  • Fehlerbehandlung, Fehlereskalation

Ganz wichtig: Wird eine CM-Lösung für Software-Verwaltung & -Verteilung ins Auge gefasst, muss die Möglichkeit des intensiven, kostenfreien Testens inklusive begleitendem Support des Anbieters bestehen. Nur in Realszenarien und unter Praxisbedingungen lässt sich die tatsächliche Eignung der Lösung feststellen.

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Kapitel 6

Vorteile von zentraler Betriebssystem-Verteilung

Computer werden heutzutage nicht mehr so schnell ersetzt wie noch vor einigen Jahren. Die Leistung moderner PCs reicht in der Regel auch für die nächste Betriebssystem-Version. Gleichzeitig steigt die Zahl der Client-Systeme insgesamt an, da immer mehr Benutzer einen Laptop oder ein Notebook einsetzen – zusätzlich zum stationären Büro-Rechner. Selbst wenn ein Unternehmen die Maschinen vorinstalliert vom Hersteller bezieht, kommt irgendwann der Moment, an dem eine Neuinstallation notwendig ist.

Wie sorgt Software-Verteilung für mehr Sicherheit?

Die Verteilung von Programmen, ob es sich nun um Standard-Software, Applikations-Updates oder individuelle Programme handelt, ist und bleibt eine der wichtigsten Hauptaufgaben der IT-Abteilung. Die zeitnahe und unkomplizierte Software-Bereitstellung ist in vielen Fällen auch aus Gründen der IT-Sicherheit erforderlich. Insbesondere weit verbreitete Lösungen wie Java oder Flash erfordern eine zügige Installation auf den unterschiedlichen Zielplattformen.

  • Integration in eine zentrale Oberfläche

Eine gezielte Software-Verteilung sorgt nicht nur dafür, dass Benutzer schnell und unkompliziert mit neuen und sicheren Programmen versorgt werden. Sondern die Ausstattung der Client-Systeme wird auch gleichförmiger, was dem Helpdesk die Benutzerunterstützung deutlich erleichtert. Die Standardisierung bei der Software-Ausstattung ist ein entscheidender Schritt, um den Aufwand in der IT und letztendlich die Kosten zu reduzieren.
Eine moderne Client Management-Plattform sollte es ermöglichen, Software-Verteilung, Patch Management und Lizenzmanagement ohne Medien- und Datenbruch in eine zentrale Oberfläche zu integrieren – das sorgt für schlanke und straffe Abwicklung und hohe Effizienz.

  • Paket-Roboter

Nicht alle Programme basieren auf standardisierten Installationsroutinen wie Microsoft Installer (MSI). Komplexe Programmpakete oder Branchenlösungen erfordern oftmals manuelle Einrichtung durch den Administrator. Einige Hersteller gehen sogar soweit, dass sie keine Gewährleistung bieten, sofern ihre Applikationen nicht über ihren Installationsmechanismus platziert wurden. Auch für diese Sonderfälle muss eine moderne Lösung für automatisierte Software-Verteilung gut gerüstet sein.
Generell gefragt ist hier ein Desktop Deployment der individuellen Art:

  • Die Automatisierungs-Software zeichnet eine Installation oder einen Vorgang auf und generiert aus den Benutzereingaben, Mausbewegungen und Mausklicks ein anpassbares Skript.
  • Dieses Skript, zentral gesteuert und auf Zielsysteme angewendet, installiert eine Software so, als ob der Administrator direkt vor Ort gesessen hätte – ohne manuelles Zutun.
  • Administratoren werden in die Lage versetzt, Vorgänge derart aufzubereiten, dass der Benutzer von der im Hintergrund ablaufenden Installation nicht gestört wird.
  • Befreiung von Routineaufgaben

Software-Paketierung ist die Grundlage für effiziente Software-Verteilung. In jedem Unternehmen gibt es neben den individuellen Paketen auch eine größere Anzahl von Standard-Applikationen. Effiziente Software-Verteilungslösungen machen Routineaufgaben wie die Software-Zusammenstellung, das Patchen und Einzeltests überflüssig, indem auf Cloud Packages zurückgegriffen wird.

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