IT Asset Management & Mobility

IT-, Sach- & Anlagegüter und Mobile Devices zentralisiert managen

Modernes IT Asset Management erfasst alle Daten von geschäftskritischer Hard- und Software sowie von weiteren Sach- und Anlagegütern, verknüpft sie miteinander, wertet sie aus und dokumentiert sie.
Lesen Sie hier, wie Ihnen IT Asset Management in Kombination mit Lizenzmanagement wichtige Kennzahlen für erfolgreiches IT Controlling und effizientes IT Service Management liefert. Und dabei auch die Ansprüche moderner Mobility vollauf einlöst.

Kapitel

Was ist IT Asset Management?

Was ist IT Asset Management?

Zu Kapitel 1

Wie wird Hardware & Software verwaltet?

Wie wird Hardware & Software verwaltet?

Zu Kapitel 2

Was muss eine moderne IT Asset Management-Lösung bieten?

Was muss eine moderne IT Asset Management-Lösung bieten?

Zu Kapitel 3

Wie lassen sich mobile Endgeräte sicher und effizient verwalten?

Wie lassen sich mobile Endgeräte sicher und effizient verwalten?

Zu Kapitel 4

Kapitel 1

Was ist IT Asset Management?

Eine leistungsfähige, moderne IT-Ausstattung anzuschaffen, auszubauen und zu betreiben ist kostspielig: Umso wichtiger ist es, Computer, Mobilgeräte, Peripherie-Equipment, Serverschränke und die gesamte Software-Ausrüstung professionell zu verwalten. Genau das ist die zentrale Aufgabe von modernem IT Asset Management. Eine hohe Auslastung der vorhandenen Hardware und Software sowie eine sorgfältige Instandhaltung tragen dazu bei, Einsparpotenziale auszuschöpfen und die IT-Betriebskosten nachhaltig zu senken. Dazu zählen ebenfalls Lizenz- und Supportkosten für Software-Programme im täglichen Arbeitseinsatz.


Modernes IT Asset Management erfasst alle Daten von geschäftskritischer Hard- und Software sowie von weiteren Sach- und Anlagegütern, verknüpft sie miteinander, wertet sie aus und dokumentiert sie. In Verbindung mit Lizenzmanagement liefert IT Asset Management wichtige Kennzahlen für ein erfolgreiches IT Controlling und für ein effizientes IT Service Management.

Kapitel 2

Wie wird Hardware & Software verwaltet?

Mit IT Asset Management lassen sich Computer, portable Geräte, Anzeigegeräte, Ausgabegeräte, Netzwerkgeräte und Server verwalten. Dabei sollte es möglich sein, jedes Gerät – etwa über die Abfolge: Liegenschaft, Gebäude, Stockwerk, Raum – einem bestimmten Arbeitsplatz zuzuordnen.
Modernes IT Asset Management erfasst neben den technischen auch betriebswirtschaftliche Daten – zum Beispiel Kostenstellen, Anschaffungskosten, Garantiedaten, Instandhaltungskosten und technische Abschreibungen.
Professionelles IT Asset Management ermöglicht eine lückenlose Dokumentation sämtlicher im Einsatz befindlicher Software-Programme und – in Kombination mit Lizenzmanagement – der dafür notwendigen Lizenzen.

Kapitel 3

Was muss eine moderne IT Asset Management-Lösung bieten?

Modernes und leistungsfähiges IT Asset Management erledigt die Anforderungen, alle IT-, Anlage- und Sachgüter im Unternehmen flexibel zu inventarisieren, sich um eine flexible Zuordnung von Standort, Besitzer und deren Status zu kümmern und optional logische Gruppen zusammenzustellen.
Eine Software Suite für die professionelle Verwaltung von IT-, Sach- und Anlagegütern in Mittelstandsunternehmen sollte in der Lage sein, folgende Kriterien einzulösen:

  • Eine Lösung für alle Sachanlagen des Unternehmens
  • Flexibel erweiterbar durch viele individuelle Tabellen und Felder, losgelöst von festen Formatvorgabe
  • Vollständig integriert in bestehende IT-Strukturen
  • Einfacher Import bestehender Datensätze
  • Zuordnung von Standorten, Kostenstellen, Kontakten etc.
  • Unterschiedliche Benutzergruppen d. h: Sichtbarkeiten, Zugriffs-/Editierbeschränkungen
  • Garantiedatenerfassung
  • Gruppierung von Assets / Bildung von Sets
  • Integrierte Report Engine für Berichte an unterschiedliche Fragesteller im Unternehmen
  • Nachvollziehbarkeit von Statusänderungen und Nutzungsänderungen (Historie)
  • Dokumentenmanagement inbegriffen (Verträge, Rechnungen, Anleitungen, Scans etc.)
  • Einfache Erfassung mittels umfangreichem Vorlagenmanagement
  • Plausibilitätsprüfung
  • Logische Zusammenfassung von Assets gemäß individueller Bedürfnislage
  • Einfache Massenbearbeitung – schnelles und einfaches Ändern ganzer Gruppen von Assets
  • Client Lifecycle Management: Anschaffung – Betrieb – Ausmusterung von Assets
  • Planungs- und Entscheidungssicherheit
  • Absolute Konformität mit der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Vor allem Unternehmen, die mit ihrer Client Management-Lösung die Bereiche IT Asset Management und Helpdesk abdecken, sind seit Inkrafttreten der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dringend angehalten, mögliche gespeicherte, personenbezogene Daten nachvollziehbar und sicher zu behandeln. Klingt banal, ist aber wichtig: prinzipiell nicht mehr Personendaten speichern als nötig.

Ganz wichtig: Kommt eine CM-Lösung mit IT Asset Management-Funktion in die engere Wahl, muss die Möglichkeit des intensiven, kostenfreien Testens inklusive begleitendem Support des Anbieters bestehen. Nur in Realszenarien und unter Praxisbedingungen lässt sich die tatsächliche Eignung der Lösung feststellen.

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Kapitel 4

Wie lassen sich mobile Endgeräte sicher und effizient verwalten?

  • Es gelten die grundsätzlichen Arbeitsschritte

Die grundsätzlichen Arbeitsschritte in der IT unterscheiden sich diesbezüglich kaum von herkömmlichen Clients. Aufbauend auf einer Inventarisierung der installierten Apps, der vorhandenen Dateien und Konfigurationen setzt die IT-Abteilung die Unternehmensvorgaben konsequent durch.
Die automatisch gesammelten Informationen sind auch hier das Fundament für Automatismen, und eine Remote-Verbindung ist die Grundlage für schnelle Hilfe im Supportfall. BYOD erfordert zwangsläufig eine Trennung von geschäftlichen und privaten Daten. Natürlich darf die IT nicht auf die Privatdaten des Mobile Device-Besitzers zugreifen. Was genau sich auf den kleinen Geräten abspielt, erfährt der Verantwortliche über automatische Reports mit tabellarischen und grafischen Elementen.
Welche Unternehmensabteilung sich nun schlussendlich um Mobile Device Management kümmert, ob die IT, das Sicherheits-Team oder das Telecom-Expense-Management, spielt nur unter organisatorischen Gesichtspunkten eine Rolle.

  • Ersparnis von Aufwand, Zeit und Kosten

Eine Lösung zur Verwaltung von mobilen Endgeräten kann viel Aufwand, Zeit und Kosten sparen. Das machen einige Beispiele deutlich:

  • Ein Mitarbeiter möchte im Außendienst sein neu erworbenes iPhone nutzen, um auf seinen geschäftlichen E-Mail-Account zuzugreifen. Bei der Einrichtung und Konfiguration benötigt er Hilfe von der IT-Abteilung. Dank der Profilsteuerung kein Problem – die notwendige Einrichtung geschieht faktisch von selbst.
  • Abteilungsweit werden den Mitarbeitern iPads zur Verfügung gestellt, die sowohl privat, als auch geschäftlich zum Einsatz kommen. Privat heruntergeladene Apps wurden der IT-Abteilung nicht gemeldet und eröffnen Sicherheitslücken. Es wird notwendig, die App-Nutzung und Download-Möglichkeiten zu beschränken, um Sicherheitsrichtlinien konsequent durchzusetzen.
  • Ein Mitarbeiter vergisst sein geschäftlich genutztes Smartphone mit Geschäftsberichten und Kundendaten in einem Taxi. Zur Gewährleistung der unternehmensweiten IT-Sicherheit kann die IT über „Device Lock“ das Gerät sperren und über „Device Wipe“ bei Bedarf komplett löschen.

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